İyi bir kurumsal kırtasiye listesi; ürün adı, teknik özellik, ambalaj, adet, kullanım birimi ve sipariş sıklığını aynı tabloda gösterir. Listeyi departmanlara ayırmak tekrar siparişleri ve teklif karşılaştırmasını kolaylaştırır.
Önce departmanları ve kullanım noktalarını ayırın
Muhasebe, insan kaynakları, üretim ofisi, depo ve yönetim gibi birimler aynı ürünü farklı miktarlarda tüketebilir. Tek bir toplam sayı yerine kullanım noktalarını ayırmak gerçek ihtiyacı görünür hale getirir.
Ortak kullanılan ürünler için ayrıca merkezi stok başlığı açmak, departman listelerinin tekrarlanmasını önler.
- Departman veya bina
- Ürünü kullanan kişi sayısı
- Aylık ortalama tüketim
- Mevcut stok
- Kritik stok seviyesi
Ürün adını teklif alınabilecek kadar net yazın
“Kalem” veya “dosya” gibi genel ifadeler teklif karşılaştırmayı zorlaştırır. Ürün adıyla birlikte tür, ölçü, renk ve ambalaj bilgisi yazılmalıdır.
| Eksik tanım | Daha doğru tanım |
|---|---|
| Kalem | Mavi, 1 mm tükenmez kalem — kutu adedi belirtilmiş |
| Dosya | A4 şeffaf U dosya — paket içi adet belirtilmiş |
| Kağıt | A4, 80 g/m² fotokopi kağıdı — koli/top miktarı belirtilmiş |
| Klasör | A4 geniş mekanizmalı klasör — renk ve adet belirtilmiş |
Sık ve seyrek tüketilen ürünleri ayırın
Kağıt, kalem ve dosya gibi ürünler aylık tekrarlanabilirken kaşe, mühür veya masaüstü aksesuarları daha seyrek alınır. Aynı sipariş döngüsüne konulmaları gereksiz stok oluşturabilir.
Sık tüketilen ürünlere standart kod veya kurum içi kısa ad vermek, sonraki siparişlerde aynı ürünün kolayca bulunmasını sağlar.
Teklif istemeden önce son kontrol.
Departman ve kullanım noktaları belirlendi.
Her ürünün tür, ölçü ve rengi yazıldı.
Paket, kutu, top veya koli bilgisi eklendi.
Mevcut stok ve talep adedi ayrıldı.
Tek seferlik ve tekrarlayan ürünler işaretlendi.
Varsa tercih edilen marka veya muadil koşulu belirtildi.